Засади використання автоматизованої системи документообігу в Дніпропетровському окружному адміністративному суді

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням Зборів  суддів Дніпропетровського

окружного адміністративного суду

«__05__»  березня   2025 р.

Засади використання автоматизованої системи документообігу в

Дніпропетровському окружному адміністративному суді

(зі змінами згідно Рішення зборів суддів Дніпропетровського окружного адміністративного суду №1 від 14.01.2026)

(зі змінами згідно Рішення зборів суддів Дніпропетровського окружного адміністративного суду №2 від 05.03.2026)

1. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) визначають особливості та правила функціонування автоматизованої системи документообігу суду (далі – АСДС) в Дніпропетровському окружному адміністративному суді (далі – суд) відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення), затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39.

1.2. У Засадах термін «Судова справа» вживається в такому значенні:

Судова справа – це позовні заяви, заяви, скарги, справи, подання та інші передбачені законом процесуальні документи, що подаються до суду й можуть бути предметом судового розгляду, судові процесуальні документи, що виготовляються судом.

   2. Загальні засади здійснення автоматизованого розподілу справ між суддями

2.1. Розподіл судових справ в Дніпропетровському окружному адміністративному суді здійснюється відповідно до вимог Положення з урахуванням особливостей, визначених цими Засадами.

Період розрахунку навантаження судді охоплює попередні дванадцять місяців до дня автоматизованого розподілу судової справи.

Судові справи реєструються в Дніпропетровському окружному адміністративному суді в день їх надходження та підлягають розподілу у день реєстрації на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи.

Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в суді з 13 год 00 хв.

Розподіл судових справ, щодо яких Кодексом адміністративного судочинства України встановлені скорочені процесуальні строки розгляду, здійснюється невідкладно після реєстрації.

Уповноважена особа апарату суду, відповідальна за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, визначається наказом керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки).         

(Пункт 2.1 Розділу 2 в редакції згідно Рішення зборів суддів Дніпропетровського окружного адміністративного суду №1 від 14.01.2026)

2.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетного автоматизованого розподілу судових справ;

розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

повторного автоматизованого розподілу судових справ.

2.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за шістдесят календарних днів включно до закінчення повноважень судді та в день припинення (відсутності) повноважень судді;

за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки судді, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів поспіль (за наявності наказу голови суду);

за один робочий день до початку відпустки судді, якщо її тривалість становить менше п'яти календарних днів;

за три робочі дні до початку відпустки судді, якщо її тривалість становить від п'яти до тринадцяти календарних днів поспіль (за наявності наказу голови суду);

за один робочий день до відрядження (за три робочих дні - якщо тривалість відрядження становить більше п'яти календарних днів);

у період відпустки та в дні перебування судді у відрядженні;

під час тимчасової непрацездатності судді;

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради правосуддя тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду), якщо їх тривалість  становить більше  ніж один робочий день;

за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради правосуддя тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду), якщо їх тривалість становить більше  ніж один робочий день;

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя – з моменту прийняття рішення про призначення;

у разі призову на військову службу під час мобілізації;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

(Абзац 8 та 9 пункту 2.3 Розділу 2 в редакції згідно Рішення зборів суддів Дніпропетровського окружного адміністративного суду №2 від 05.03.2026)

2.4. Перелік категорій адміністративних справ та коефіцієнти їх складності визначається рішенням зборів суддів Дніпропетровського окружного адміністративного суду.

2.4.1 Визначити, що  категорії всіх адміністративних справ, які підлягають реєстрації в АСДС, не залежно від їх типу, для підрахунку навантаження мають  коефіцієнт складності – 1.

(Пункт 2.4.1 Розділу 2 в редакції згідно Рішення зборів суддів Дніпропетровського окружного адміністративного суду №2 від 05.03.2026)

2.5. Встановити такі коефіцієнти, що враховують форму участі судді в розгляді судової справи:

головуючий суддя (одноособовий розгляд) – 1;

суддя-доповідач (колегіальний розгляд) – 1;

член колегії суддів – 0,5.

2.6. Встановити такі коефіцієнти участі судді у судовій справі при виконанні інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя:

для голови суду – не менш ніж 0,4;

для заступника голови суду – не менш ніж 0,75;

для члена органу суддівського самоврядування – не менш ніж 0,7;

при виконанні суддею узагальнення судової практики, аналізу стану здійснення судочинства, участі у навчально-методичній роботі, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України – не менш ніж 0,5.

Коефіцієнт участі судді в розгляді судових справ при підготовці узагальнення судової практики, аналізу стану судочинства встановлюється на час, який необхідний для його проведення та не може перевищувати 1 місяць.

Визначення цього строку для судді, який здійснює підготовку узагальнення або аналізу, виконується за розпорядженням голови суду.

Встановлення або відмова від застосування коефіцієнтів участі судді у судовій справі визначених пунктом 2.6 Засад, здійснюється на підставі службової записки судді та вносяться до АСДС за розпорядженням голови суду або особи, що виконує його обов’язки.

2.7. Визначити коефіцієнти складності відносно заяв, які реєструються в АСДС, як Картка додаткових матеріалів та врахувати їх у підрахунку навантаження, щодо таких типів:

Заява про забезпечення позову або доказів, подана до подання позовної заяви - 1;

Заява про забезпечення позову або доказів, подана після подання позовної заяви - 1;

Заява про заміну заходів забезпечення позову - 1;

Заява про скасування заходів забезпечення позову - 1;

Заяви (клопотання), подані у порядку виконання судових рішень, які визначені ст.ст 371, 374 та 376-383 Розділу ІV Кодексу адміністративного судочинства України, а також про видачу дублікату виконавчого листа - 1;

Визначити коефіцієнти складності відносно заяв, які реєструються в АСДС, як Картка додаткових матеріалів з підстав, наведених у підпункті 4.3. Засад та врахувати їх у підрахунку навантаження, щодо таких типів:

Заява роз’яснення судового рішення - 1;

Заява винесення додаткового рішення - 1;

Заява виправлення описки в судовому рішенні- 1;

Заява повернення судового збору- 1;

Заява заміну сторони її правонаступником (стаття 52 КАСУ), які були подані після винесення остаточного судового рішення- 1.

(Пункт 2.7 Розділу 2 в редакції згідно Рішення зборів суддів Дніпропетровського окружного адміністративного суду №2 від 05.03.2026)

2.8. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

2.9. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.10. цих Засад обставин.

2.10. У разі знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання тощо) здійснюється головою суду згідно з черговістю за списком суддів, складеним в алфавітному порядку, з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів, пункту 2.3.3. Положення.

2.11. Справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні, підлягають автоматизованому розподілу між черговими суддями Дніпропетровського окружного адміністративного суду, визначеними наказом голови суду.

2.12. У разі роз’єднання судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу між усіма суддями, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз’єднання  кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження. Передача справи судді, яким ухвалено рішення про роз’єднання позовних вимог, в автоматизованій системі документообігу суду здійснюється шляхом проведення автоматизованого розподілу, у якому бере участь лише цей суддя.

2.13. З урахуванням пункту 2.3.12. Положення, з метою недопущення порушення строків розгляду справи, визначених процесуальним законодавством, підлягають обов’язковому повторному автоматизованому розподілу справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі:

- припинення строку повноважень на посаді судді;

- переведення судді до іншого суду;

- звільнення з посади судді;

- відсторонення судді від посади;

- надання судді відпустки по вагітності та пологам або відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;

- призову на військову службу;

- перебування на листку непрацездатності тривалої дії;

- перебування у відрядженні, якщо тривалість відрядження становить більше 60 календарних днів, а у табелі обліку робочого часу щодо такого судді наявні відповідні відомості;

- призначення судді членом ВККС або ВРП.

2.14. У разі виявлення порушення порядку визначення судді для розгляду справи повторний автоматизований розподіл судової справи здійснюється на підставі ухвали суду за мотивованим розпорядженням керівника апарату суду, або, за умови його відсутності, особи, яка виконує його обов’язки.

2.15. З метою оптимізації роботи суду та дотриманням строків щодо направлення судових справ до апеляційної чи касаційної інстанції визначити відповідальну особу за підписання супровідних листів – начальника управління з організаційного забезпечення роботи суду або за умови її відсутності, особу, яка виконує її обов’язки.

   3. Засади формування колегії суддів

3.1. Для розгляду конкретної адміністративної справи АСДС визначається суддя  -доповідач з числа всіх суддів, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

Формування колегії суддів, у випадках, визначених статтею 33 Кодексу адміністративного судочинства України, здійснюється виходячи з фактичного розміщення суддів в приміщеннях Дніпропетровського окружного адміністративного суду окремо, за адресами: вул. Академіка Янгеля, 4, м. Дніпро; вул. Академіка Чекмарьова, 5, м. Дніпро.

3.2. У разі неможливості виконання суддею, який входить до визначеного складу колегії суддів, обов’язків судді (закінчення повноважень, відсторонення від посади, перебування на листку непрацездатності, призов на військову службу тощо), визначення складу суду на будь-якій стадії судового процесу здійснюється АСДС в автоматичному режимі в порядку, визначеному процесуальним законом, виходячи з фактичного розміщення суддів в приміщеннях Дніпропетровського окружного адміністративного суду.

3.3. Якщо зі складу колегії суддів не може продовжувати розгляд справи суддя, який не є суддею-доповідачем у такій справі, і це може перешкодити розгляду справи у строки, встановлені КАС України, то заміна такого судді здійснюється АСДС на виконання  службової записки судді-доповідача за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду.

3.4. У разі повернення судової справи на новий розгляд з суду вищої інстанції, яка за правилами КАС України в редакції чинній до 15 грудня 2017 року, розглядалася судом першої інстанції в обов’язковому порядку колегіальним складом суду, а за правилами КАС України в новій редакції (з 15 грудня 2017 року) має розглядатися суддею одноособово, але суддею прийнято відповідне рішення про розгляд такої справи колегією суддів, то формування двох додаткових суддів буде здійснюватися за правилами, передбаченими частиною сьомою статті 31 КАС України.

3.5. Якщо справа має розглядатися суддею одноособово, але КАС України передбачена можливість колегіального розгляду такої справи і про це прийнято відповідне рішення суддею-доповідачем, така справа розглядається колегією суддів, до складу якої включаються два судді, додатково визначених АСДС після прийняття рішення про колегіальний розгляд справи виходячи з фактичного розміщення суддів в приміщеннях суду окремо за адресами: вул. Академіка Янгеля, 4, м. Дніпро; вул. Академіка Чекмарьова, 5, м. Дніпро.

У випадках недостатньої кількості суддів для формування колегії розподіл судових справ здійснюється між усіма суддями без урахування територіального розміщення.

У разі неможливості суддею-доповідачем продовжувати  розгляд судової справи у передбачених законом випадках, проводиться  повторний автоматизований розподіл справ в частині заміни судді-доповідача без заміни членів колегії.

   4. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

4.1. Раніше визначеним АСДС вважається суддя (суддя-доповідач), який ухвалив судове рішення у відповідних судових справах.

4.2. Судові справи, що надійшли з судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття провадження у справі), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі судді (судді-доповідачу), ухвалу якого скасовано чи у провадженні якого перебувала або перебуває судова справа.

Раніше визначеному в судовій справі судді (судді-доповідачу) передаються також:

- позовні заяви, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів, та по яким за наслідками розгляду таких заяв винесені ухвали про їх задоволення повністю або частково, або на момент подачі позову в таких заявах не винесено остаточне судове рішення;

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про: прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок у судовому рішенні, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- судові справи, подані у порядку виконання судових рішень, які визначені Розділом ІV Кодексу адміністративного судочинства України, а також заяви (клопотання) про видачу дублікату виконавчого листа, подані до суду, що розглядав справу;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

- заяви про забезпечення позову, доказів, які подані після подання позовної заяви;

- заяви за нововиявленими обставинами.

4.3. Заяви про: роз’яснення судового рішення; винесення додаткового рішення; виправлення описки в судовому рішенні; повернення судового збору, заміну  сторони (стаття 52 КСУ) , реєструються в АСДС як Картка додаткових матеріалів до справи з типом заяви «Матеріали справи» та передаються раніше визначеному складу суду, який ухвалив судове рішення у відповідних судових справах.

До заяви про виправлення описки у судовому рішенні коефіцієнт навантаження, визначений пунктом 2.7. Засад не застосовується, якщо її розгляд здійснюється раніше визначеним складом суду.

4.4. Судові справи, визначені у пункті 4.2. цих Засад (крім судових справ, у яких скасовано ухвалу про закриття провадження), що надійшли до суду у період настання обставин, передбачених підпунктом 2.3.3. Положення та пунктом 2.3. Розділу 2 цих Засад, повторному автоматизованому розподілу не підлягають і передаються раніше визначеному судді (судді-доповідачу) після закінчення періоду обставин, передбачених підпунктом 2.3.3. Положення та пунктом 2.3. Розділу 2 цих Засад.

У разі, якщо станом на момент надходження до суду справ та матеріалів, зазначених у пункті 4.2. Розділу 4 цих Засад, раніше визначений у справі суддя (суддя-доповідач), який ухвалив судове рішення у відповідних судових справах, відсутній на роботі з підстав: відрахування судді зі штату суду, закінчення терміну повноважень, відсторонення від здійснення правосуддя, призову на військову службу, перебування судді у відпустці по вагітності та пологам або відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, призначення судді членом ВККС або ВРП, або з інших підстав, передбачених законодавством, такі судові справи та матеріали підлягають повторному автоматизованому розподілу відповідно до підпунктів 2.3.12., 2.3.16., 2.3.41. та 2.3.45. Положення на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (особи, що виконує його обов’язки).

У разі відсутності підписаного остаточного судового  рішення в АСДС у судовій справі, яка була розподілена відповідно до абзацу 2 пункту 4.4 Розділу 4 цих Засад, усі судові справи, які надходять до ухвалення такого рішення у цій справі, передаються для розгляду тому ж складу суду.

У випадку, коли на розгляді в такого судді знаходиться судова справа, розгляд якої передбачений статтями 381¹-382³, усі судові справи, які надходять до повного завершення процедури встановленого судового контролю, передаються для розгляду тому ж складу суду.

У разі відсутності судді з вищевказаних підстав, повторний автоматизований розподіл судових справ, а саме: зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі; заяв про: прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок у судовому рішенні, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору, забезпечення позову, доказів, які подані після подання позовної заяви, відновлення втраченого судового провадження, видачу дублікату виконавчого листа; заяв за нововиявленими обставинами; заяв (клопотань), поданих у порядку виконання судових рішень, які визначені Розділом ІV Кодексу адміністративного судочинства України, здійснюється без перерозподілу адміністративної справи.

Після виходу судді (судді-доповідача), в провадженні якого перебувала судова справа, на роботу, всі наступні судові справи, перераховані у пункті 4.2. Розділу 4, передаються судді в порядку, передбаченому підпунктами 2.3.39.2., 2.3.39.8, 2.3.39.10., 2.3.39.12.-2.3.39.15. та 2.3.39.17 підпункту 2.3.39 пункту 2.3. Положення.

(Пункт 4.4 Розділу 4 доповнено абзацами 3 та 4 в редакції згідно Рішення зборів суддів Дніпропетровського окружного адміністративного суду №2 від 05.03.2026)

   5. Прикінцеві положення

Зміни до Засад викладаються у формі нового письмового документа, проект якого підлягає доведенню до відома суддів Дніпропетровського окружного адміністративного суду.